Vos salariés envoient leurs pièces. Elles vous arrivent filigranées, nommées et rangées.
Vous partagez un lien. Chaque pièce porte déjà le nom du salarié et son type, dans un dossier daté par salarié, puis part vers votre service RH.
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Fini le tri et le renommage à la main
Par messagerie, chaque pièce arrive avec un nom au hasard : votre service RH ouvre chaque fichier, devine à qui il appartient et de quoi il s'agit, puis le renomme et le range. Ici, c'est fait avant même que le dossier arrive. Le temps du service RH se consacre au contrôle des pièces, plus à leur classement.
Aujourd'hui, par messagerie
- IMG-20261104-WA0012.jpg
- Image (3).jpg
- scan_final2.pdf
Avec Voilà mes docs
- DUPONT_Marie_Passeport.jpg
- DUPONT_Marie_RIB.jpg
- DUPONT_Marie_Certificat-domiciliation.jpg
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Vous partagez un lien
Il porte votre logo, votre nom et vos couleurs. Le salarié saisit son nom, choisit le type de pièce, puis envoie un fichier ou prend une photo.
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Chaque pièce est filigranée
Le filigrane est posé sur le téléphone ou l'ordinateur du salarié, avant l'envoi : le document original ne quitte jamais son appareil. Passeports et pièces d'identité sont convertis en JPEG pour que le filigrane ne puisse pas être retiré. Vous réglez son intensité.
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Le dossier arrive chez vous
Par e-mail (ZIP ou fichiers joints) ou sur votre SFTP, dans un dossier daté par salarié. Une fois transmis, plus aucun fichier n'est conservé sur nos serveurs.
- Plus de pièces dans une messagerie personnelleTout passe par un lien sécurisé à votre nom.
- Des pièces identifiées et renommées d'officeNom, prénom et type de pièce dans chaque nom de fichier : rien à ouvrir pour savoir de quoi il s'agit.
- Un dossier par envoiDaté, sans mélange entre deux arrivées.
- Prévenu dès que c'est terminéUn e-mail au service RH quand le salarié a fini.
- Aucune durée de conservation à gérerLivraison automatique, puis suppression complète.
Une facilité, pas un cadre juridique
Voilà mes docs simplifie la collecte des pièces pour vos salariés. Le service ne remplace pas, et ne remet pas en cause, les mesures RGPD que doit prendre la société qui reçoit les fichiers : base légale, information des salariés, durée de conservation, sécurité et accès aux pièces une fois livrées restent de sa responsabilité.